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Cómo organizar una excursión escolar de un día.

Si necesitas saber cómo organizar una excursión escolar o salida con el colegio, explicamos todo lo que necesitas paso a paso en esta guía práctica, con trucos para su organización.


Organizar una excursión escolar de un día con tu clase puede ser una tarea desafiante pero gratificante. Un día fuera del aula será muy útil en el aprendizaje de los niños, pero la planificación es esencial.
Aquí tienes una guía paso a paso para organizar una salida escolar por tu cuenta, seguida de razones para considerar la contratación de una organización con experiencia para evitar todo tipo de errores, líos y problemas. Puedes ver más de 30 excursiones escolares de un día organizadas.

Guía rápida para organizar una excursión escolar.

Tiempo necesario: 30 días

¿Cómo organizar una excursión escolar de un día?

  1. Determina objetivos y un destino relevante:

    Define los objetivos de la excursión y el destino que se adapte a esos objetivos, relevante para la edad y habilidades de los niños.

  2. Elige fechas y horario:

    Elije una fecha adecuada y un horario según el calendario escolar y la época del año.

  3. Determina número de participantes y acompañantes.

    Cuántos niños está previsto que acudan, necesidades especiales y cantidad de acompañantes necesarios.

  4. Calcula un presupuesto realista:

    Calcula un presupuesto contemplando todos los posibles costes asociados, incluido imprevistos. Pide presupuesto cerrado si vas a contratarlo.

  5. Realiza las reservas necesarias:

    Haz reservas para el lugar de destino, el transporte etc. con antelación suficiente y comprueba si se necesita algún requisito.

  6. Planifica cómo va a ser el día:

    Crea un itinerario detallado del día controlando los tiempos y espacios para el grupo.

  7. Comunica e informa a los padres y madres:

    Asegurarte de que todos estén informados sobre los detalles de la excursión y el equipo necesario.

  8. Obtén los permisos, autorizaciones y documentación:

    Obtén los permisos y autorización de los padres, así como cualquier documentación necesaria para la excursión.

  9. Reserva el transporte:

    Asegúrate de tener resuelto el transporte ida y de regreso a la escuela.

  10. Prepara e informa al alumnado y acompañantes:

    Es vital informar correctamente a los alumnos sobre los detalles de la excursión, equipo necesario y preparar cualquier material o contenido previo a la misma.

  11. Realiza un seguimiento durante la excursión:

    Comprueba las previsiones del tiempo, repasa los materiales necesarios y que los alumnos tienen la ropa adecuada y comprenden las normas antes de la salida. La supervisión de la excursión o salida debe ser constante.

  12. Evalúa después de la excursión:

    Recopila comentarios comprueba los criterios de evaluación. Aprovecha la excursión para el trabajo posterior de los contenidos en clase.


¿Cuál es el objetivo de la excursión escolar?

Define los objetivos de la excursión y el destino que se adapte a esos objetivos, como la visita a un museo, una ruta de senderismo por un parque nacional o una actividad de aventura.

La edad de los niños será también determinante para valorar el tipo de actividad a realizar o la distancia.

En general, las excursiones y actividades escolares son recursos para trabajar contenidos y conseguir los objetivos educativos de unidades didácticas o proyectos. Se espera que los alumnos adquieran unas habilidades o conocimientos relacionados con el currículo.

No obstante, las familias suelen proponer también otras actividades complementarias, culturales, deportivas y recreativas.

Si no conoces el destino, procura hacerlo con anterioridad para conocer la excursión antes de aventurarte con un grupo de niños, o valora contratarlo.


Elige fechas y horario para la salida del colegio:


Elije una fecha adecuada y un horario que funcione para la mayoría de los estudiantes y los padres. Consulta el calendario escolar y obtén aprobación de la dirección o jefatura de la escuela para que se incluya en la programación anual.

Sin duda, la época del año y sus condiciones meteorológicas condicionará la excursión a elegir.

Si puedes evitar fechas de alta demanda será mucho más fácil organizarse y poder elegir la excursión.


¿Cuántos niños irán a la excursión?:

Para presupuestar, será necesario saber la previsión de cuántos niños acudirán a la excursión del colegio y así también se podrá determinar la cantidad de acompañantes necesarios.

Se debe contemplar si hay alumnos con necesidades especiales de cualquier tipo.

Como referencia, en las actividades de ocio y tiempo libre se requieren habitualmente una ratio de un monitor por cada 10 participantes. Hay que tener en cuenta que pueden surgir múltiples imprevistos, como por ejemplo, un niño que se encuentra mal y no puede realizar parte de la actividad.


¿De qué presupuesto dispones para organizar la excursión?

Calcula un presupuesto detallado y realista, que incluya transporte, entradas, personal, comida (si es necesaria) y cualquier otro gasto relacionado.

Si contratas una de las excursiones escolares organizadas el precio vendrá establecido, pero si lo haces por tu cuenta tendrás que ir sumando todos los costes.

Se pueden hacer múltiples salidas o excursiones escolares estupendas por precios muy económicos. En cambio, los viajes escolares o de fin de curso suponen mayor coste por el alojamiento y la pensión completa.

Recomendamos siempre calcular el presupuesto al alza, puesto que pueden faltar participantes (lo que incrementaría el coste de un autobús privado o impediría beneficiarse de tarifas especiales) o pueden surgir costes adicionales por cualquier tipo de imprevisto.

Solicita y recauda el dinero necesario para empezar a organizar la excursión escolar, de tal forma que puedas saber cuántos alumnos se inscriben.


Gestiona las reservas de la excursión lo antes posible.

Si tienes confirmadas las fechas y el destinto, haz cuanto antes las reservas para el lugar, el transporte (autobús, tren, etc.) y cualquier comida planificada durante la excursión. En algunas ocasiones, es necesario reservar la visita o la entrada para la excursión con mucho tiempo de antelación.

Por otro lado, comprueba si requieres presentar algún tipo de documentación en los lugares a visitar o solicitar permisos en zonas restringidas.


Organiza y planifica cómo va a ser el día:

Organizar el horario de la excursion escolar.

Crea un itinerario detallado que incluya horarios, actividades, descansos y comidas. No olvides contemplar aspectos organizativos importantes en la excursión:

  • Opciones y sitios donde se puedan utilizar baños.
  • Espacios con sombra en épocas de mucho calor.
  • Lugares para protegerse en caso de lluvia, sea cual sea la época del año.
  • Lugar para poder comer, ya sea sentado o en plena naturaleza.
  • Acceso a agua o bebida.

Cualquiera que ha organizado una excursión escolar, sabe que en grupo hay que calcular los tiempos con más holgura y dejar margen para imprevistos. Algunos ejemplos:

  • Si el viaje en coche dura una hora, suma tranquilamente 20 minutos más de autobús.
  • Si se tardan 10 minutos andando, en grupo se tardará 20 minutos. Solo poner en fila para contar ya lleva tiempo.
  • Organizar un grupo para visitar o entrar en cualquier museo o lugar, llevará también un tiempo extra de recuento, entradas etc.

Comparte el plan con los padres y los acompañantes.


Comunica e informa a los padres y madres sobre la excursión:

Según costumbre o necesidad, se puede plantear una reunión o simplemente comunicarlo por el canal habitual del colegio. En cualquier caso, mantén una buena comunicación e información con los padres y profesores acompañantes para asegurarte de que todos estén informados sobre los detalles de la excursión: Lugar a visitar, actividades y plan previsto, ropa necesaria y coste.

Los padres son los que se encargan de dar el visto bueno de las excursiones escolares, así que la información debe ser completa y resolver las posibles dudas que existan.

Es fundamental recalcar el material o ropa necesaria según la actividad y época del año, especialmente si se requiere algo inusual. Algunos de los equipajes a recalcar, según la excursión a realizar, son la botella de agua, botas de montaña, chubasquero, chanclas, bañador y toalla, crema de protección y gorra o ropa de recambio.


Prepara los permisos, autorizaciones y documentación:

Documentación y permisos necesarios para organizar una salida con el colegio.

Obtén los permisos necesarios de los padres o tutores legales de los estudiantes. El centro debe contar con una autorización firmada por el padre, madre o tutor de cada alumno para poder participar en una excursión escolar organizada. Normalmente, para evitar la molestia de firmar por cada excursión o actividad escolar, se suele firmar una autorización a principio del curso incluyendo además, las normas de participación.

También asegúrate de llevar cualquier documentación necesaria para la excursión (permisos, reservas etc.), tarjetas sanitarias o listas con los contactos y alergias de los participantes. Nunca se sabe cuándo puede surgir una emergencia.

Comprueba la normativa sobre las excursiones y actividades escolares de cada comunidad.

Seguros: Normalmente, los seguros del colegio cubren las excursiones escolares.

En el caso de contratar la organización de la excursión, la empresa o entidad que se encargue de organizar la excursión escolar dispondrá también de seguro.

En caso de contratar directamente una actividad que pudiera considerarse de riesgo (esquí, algunas actividades de aventura o acuáticas etc.) o excluida de la cobertura del seguro, es necesario confirmar que se dispone de él.


Organiza y reserva el transporte para la excursión:

Asegúrate de tener un plan de transporte seguro y confiable para llevar a los estudiantes al destino y de regreso a la escuela. El transporte, especialmente en autobús privado que es el más habitual, condiciona mucho el precio de la excursión escolar pues es un coste fijo que se divide entre el número de participantes.

En los últimos años el transporte en autobús se ha encarecido mucho y según la temporada, puede haber problemas para organizar la excursión en un día concreto.


Prepara e informa al alumnado y coordina a los acompañantes:

De la misma manera que se informa a los padres, es vital informar correctamente a los alumnos sobre lo que se va a hacer, normas y reglas de seguridad, así como lo que necesiten llevar o preparar.

Conviene también informar de lo que NO pueden llevar (navajas, móviles – según la política del colegio, etc.).

Es habitual que se trabajen y preparen contenidos para la excursión con anterioridad o bien se preparan materiales para ello, como un cuaderno de campo.

Posiblemente, en muchas salidas escolares se requiera dividir en dos o más grupos y si se llevan organizados evitarán pérdidas de tiempo o conflictos en el lugar de la actividad.


Planea un seguimiento durante la excursión:


Comprueba las previsiones del tiempo y en caso de que las condiciones afecten considerablemente la excursión (mucha lluvia, frío, nieve etc.) considera posponerla.

Prepara una lista de verificación para comprobar que no se olvida ningún elemento necesario, como materiales, comida – si la pone el comedor del colegio-, botiquín o medicamentos, móviles cargados etc.

Asegúrate de que los estudiantes llevan todo lo necesario y comprenden las reglas y pautas de seguridad antes de la salida. No es raro que muchos olviden cosas importantes o incluso imprescindibles (bañador, comida etc.). Sin duda, conviene saber si hay algún problema antes de la salida y no encontrárselo en mitad de la excursión.

La supervisión debe ser constante ya en la misma salida, desde comprobar que llevan el cinturón o van correctamente sentados, hasta tener previsto bolsas para el mareo. A la hora de organizar la excursión se tienen que tener previstos todos estos pequeños detalles para evitar sorpresas.

No te confíes; cuenta (y recuenta) a los participantes antes y después de cada desplazamiento, así como si hay materiales olvidados. Establece un procedimiento en caso de que alguien se despiste, como por ejemplo, un punto de encuentro.

No olvides que los niños están con sus compañeros y no suelen estar pendientes de si han cogido la comida o si tienen que estar en algún lugar determinado.


Evalúa en el colegio después de la excursión:

Al final del día, recopila comentarios de los estudiantes y profesores para evaluar cómo fue la excursión y hacer mejoras para futuros excursiones escolares. Una tabla de registro con los criterios de evaluación será de gran ayuda.

Organización del trabajo en clase tras la salida escolar

Aprovechad en el aula al día siguiente para recapitular sobre los aprendizajes obtenidos con actividades como:

  • Realizar trabajos o puestas en común en pequeños grupos o en gran grupo.
  • Murales con fotografías o dibujos de la excursión.
  • Resúmenes y exposiciones de lo aprendido
  • Cumplimentar un cuaderno de campo con las experiencias realizadas.
  • Hacer una asamblea de aula para evaluar la excursión y sí se consiguieron las respuestas a las preguntas que se habían planteado.
  • Etc.

De está manera, fijarás mejor los conocimientos. Aprovecharás mejor la excursión si dedicas tiempo para compartir observaciones y reacciones relacionadas con ella y seguro que se puede enlazar con múltiples áreas curriculares.

Razones para considerar contratar la organización de la excursión con el colegio:

Equipo de monitores saliendo con el Colegio

  • Experiencia y costumbre: Organizar excursiones requiere experiencia en la planificación y ejecución de salidas educativas. También es necesario conocer los destinos, proveedores de transporte y lugares de interés.
  • Ahorro de Tiempo: Organizar una excursión lleva mucho tiempo y esfuerzo. Contratarla te liberará de muchas tareas administrativas y de organización.
  • Seguridad y tranquilidad: Cualquier actividad requiere tener conocimiento sobre su realización, protocolos de seguridad establecidos y experiencia en la gestión de situaciones de emergencia. Los monitores y coordinadores están allí no solo para la realización de actividades, rutas o visitas, sino para cualquiera de los múltiples imprevistos que pueden surgir.
  • Coste razonable: Evidentemente, existe un coste adicional al contratar una organización completa con monitores y coordinador durante toda la excursión educativa. Aunque muchos veces se contrarresta con descuentos y tarifas especiales debido a sus relaciones con proveedores. A veces, resulta incluso un coste total menor.
  • Experiencia Mejorada: La experiencia en la realización de esas excursiones minimiza los errores habituales y agrega un valor adicional. Proporciona guías turísticas, programas educativos personalizados y actividades temáticas que enriquecerán la experiencia de aprendizaje de los estudiantes.


Cómo organizar una salida o excursión escolar. Conclusión.

En resumen, organizar una excursión escolar o salida de un día con tu clase es una tarea que requiere tiempo y esfuerzo. Se requiere una cuidadosa valoración de factores, incluyendo objetivos educativos, destino, presupuesto, seguridad, accesibilidad, referencias y planificación adecuada.

Por ello, suele ser más eficiente y beneficioso considerar la contratación especializada. Esto garantizará una experiencia segura y enriquecedora para tus estudiantes y te permitirá concentrarte en la enseñanza y la supervisión en lugar de las cuestiones logísticas que conlleva organizar una excursión escolar.

En Eduma llevamos más de 47 años realizando actividades de ocio y tiempo libre, ofreciendo campamentos, viajes escolares o de fin de curso y en este caso, más de 30 salidas o excursiones escolares para el colegio.

De todas formas, si te ha quedado claro cómo organizar una excursión escolar y decidas hacerlo por tu cuenta, esperamos que esta guía te ayude a que sea todo un éxito.

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